Dicas para organização de tarefas – Por Vitor Hugo Albuquerque

Posted on Posted in Edição 14

Com a correria do dia a dia, sempre buscamos formas de otimizar o nosso tempo e cumprir todas as demandas no período programado, mas nem sempre conseguimos isso sozinho! O nosso colega Vitor Hugo Albuquerque, Gerente de Projetos, deu-nos dicas valiosas para que possamos organizar, da melhor forma, nossas demandas diárias!

Confira a seguir e aproveite!

Vitor-Albuquerque

Gestão, surpreendentemente, é algo mais presente em nossas vidas do que imaginamos. Se você possui cargo gerencial ou não, isso não importa, todos somos gestores em algum grau, seja para gerenciar uma área ou projeto, seja para gerenciar nossas atividades diárias. Essa realidade, no contexto de um mundo que muda cada vez mais rápido, tem nos exigido que tenhamos uma postura mais racional sobre a forma como executamos nossas tarefas.

Alguns especialistas concordam que uma das formas mais fáceis de você fracassar em um projeto é insistir na aplicação de uma metodologia de gestão de projetos completa e sem restrições sobre ele. Seria análogo a dizer que existe um protocolo sob o qual os povos do mundo poderão ser cumprimentados, ignorando os costumes, cultura e tradições. Pensar assim também seria aceitar que a ciência sozinha é capaz de conceber técnicas à prova de todas as condições. Sabemos, no entanto, que a realidade não é bem assim. A verdade é que os fatores ambientais e humanos que enfrentamos são muito mais diversos e inesperados do que podemos prever, e que é necessário um fator extra para que tenhamos sucesso em nossas empreitadas.

Particularmente, tenho uma teoria sobre esse “fator extra” e gosto de pensar em gestão como um  misto de ciência e arte. É algo até fácil de entender. Enquanto a ciência nos fornece o conhecimento e as técnicas necessárias para melhor tratar os problemas, a arte nos fornece a sensibilidade e adaptabilidade para lidar com as pessoas e situações inesperadas. É interessante pensar como características tão conflitantes e diferentes podem ser ao mesmo tempo tão complementares.

A seguir,  compartilho algumas dicas sobre como podemos executar melhor nossas atividades do dia a dia. Lembre-se que técnicas não são à prova de tudo, use-as com disciplina e, claro, com um pouco de arte.

DICA-1

No início do dia, revisite suas tarefas pendentes e as priorize. É uma boa prática classificar as atividades em uma ordem de importância e urgência. Parece simples o conceito entre importante e urgente, mas por vezes eles são confundidos. Cuidado!

Em geral, tarefas importantes e urgentes devem ser atacadas primeiramente e tarefas de menor urgência e de menor importância por último.

Tarefas que levem menos de 3 minutos para serem executadas preferencialmente devem ser tratadas à medida que surjam. A lógica é simples, você gastará menos tempo para finalizá-las do que para controlá-las.

DICA-2

Uma ferramenta muito útil para controlar demandas realizadas por um time é o Kanban. Em sua configuração básica é um quadro com três colunas dispostas nessa ordem: tarefas acumuladas (backlog), tarefas em progresso e tarefas concluídas. As tarefas ficam distribuídas em cartões do tamanho de um post-it, de forma que quando você assume uma tarefa você escreve seu nome no cartão. De acordo com o andamento da tarefa, você deve mover o cartão correspondente da esquerda para a direita de acordo o status da tarefa.

Atualmente existem ótimos softwares que simulam essa ferramenta. É ideal para equipes remotas ou com restrição de espaço para um quadro físico.

Os benefícios do Kaban são claros. O controle visual das demandas da área fortalece o sentimento de responsabilidade do time e a assimilação frequente das atividades individuais.

DICA-3
O time deve convencionar um horário no qual todos possam estar disponíveis diariamente. A intenção é que nesse momento ocorra uma reunião muito rápida de integração e comunicação sobre as demandas da área.

Reuniões com muitas pessoas são fáceis de falharem no objetivo, portanto, mantenha-se alerta e lembre-se que o foco desta reunião é estabelecer o fluxo de informação entre seus colegas. As reuniões devem ocorrer sob a visualização do Kaban e o condutor da reunião, geralmente o gestor, deve garantir que todos sejam sucintos, objetivos e claros, e que de forma prática respondam individualmente três perguntas básicas:

– O que fiz ontem?

– O que farei hoje?

– Quais impedimentos eu possuo?

Nesse momento os impedimentos devem ser direcionados para um responsável, seja o dono da tarefa, outro colega ou gestor da área. Jamais poderá ficar sem encaminhamento.

Ao final todos os colegas saberão o panorama geral da área, terão suas responsabilidades bem definidas e saberão onde se encontram dentro do contexto da área.

DICA-4

Essas são as pedras do dia a dia, às vezes, verdadeiras montanhas que precisam ser ultrapassadas. Trate esses impedimentos de forma positiva e assertiva. Os benefícios garantirão a continuidade do fluxo de trabalho para você e toda a equipe.

DICA-5

Eu lhe faço uma aposta: existem pelo menos três atividades que você realiza com frequência que possuem oportunidades de “Quick Wins”, quer dizer, melhorias rápidas. “Quick Wins” são pequenas mudanças na forma como essas atividades são executadas e que, se aplicadas, rapidamente trazem bons ganhos de produtividade. Analise criticamente a forma como você está executando suas atividades, busque por melhorias e essas oportunidades irão surgir a sua frente.

Como gestor, periodicamente realize reuniões de melhoria contínua com a equipe. Incentive os membros a realizarem auto avaliações e levantamento de pontos positivos e negativos de um ciclo de trabalho. Incrivelmente, muitas boas iniciativas surgem dessas ações.

Bom, espero ajudar com essas dicas simples e que isso possa despertar o interesse de mais colegas por boas práticas de gestão. Muitas dessas ideias foram inspiradas em Práticas Ágeis e em fundamentos de BPM (Business Process Management).
Você pode saber mais acessando os links a seguir:

http://www.culturaagil.com.br/kanban-do-inicio-ao-fim/

 

Gostou da matéria do Vitor? Deixe aqui o seu comentário e participe também do DeVry Flow

 

dando dicas aos colegas no processo de contínua melhoria.

One thought on “Dicas para organização de tarefas – Por Vitor Hugo Albuquerque

Deixe uma resposta

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *